مدیریت ونقاط ضعف مدیریت در زمان بحران/حسن جمالی کارشناس ارشد فناوری واطلاعات

اختصاصی همای گیلان:امروزه عمده ترین نقاط ضعف مدیریت بحران عدم هماهنگی و همکاری سازمان‌ها، کمبود ضوابط و مقررات جامع و مانع و پراکندگی و ناکافی بودن قوانین و مقررات موجود و محدودیت منابع مالی است.

مدیریت چیست ؟
صاحب نظری ، مدیریت را هنر انجام امور به وسیله دیگران توصیف کرده و بر نقش دیگران و قبول هدف از سوی آنان تأکید ورزیده است.
گروهی دیگر مدیریت را در قالب انجام وظایفی چون برنامه ریزی، سازماندهی، هماهنگی و… بیان نموده اند بعضی هم مدیریت را اینگونه تعریف کرده اند که : مدیریت را می توان علم و هنر متشکل و هماهنگ کردن ، رهبری و کنترل فعالیت های دسته جمعی ، برای نیل به هدفهای مطلوب با حداکثر کارآیی تعریف کرد .
عده ای هم مدیریت را اینگونه تعریف کرده اند : مدیریت عبارتند از حداکثر استفاده مطلوب از منابع موجود (نیروی انسانی – امکانات مالی و امکانات فیزیکی) از طریق اعمال اصول یا نظام مدیریت ( برنامه ریزی – سازماندهی – هدایت و رهبری – نظارت و کنترل و هماهنگی ) برای رسیدن به هدفی خاص.
بحران چیست ؟
بحران در حقیقت یک فشار زایی روانی – اجتماعی بزرگ و ویژه است که باعث در هم شکسته شدن انگاره های متعارف زندگی و واکنش های اجتماعی می شود و با آسیب های جانی و مالی ، تهدیدها ، خطرها و نیازهای تازه ای که به وجود می آورد .
در نتیجه می توان بحران را اینگونه تعریف کرد :
ـ حادثه ای که به طور طبیعی و یا توسط بشر به طور ناگهانی و یا به صورت فزاینده به وجود می آید و سختی و به مشقتی به جامعه انسانی به گونه ای تحمیل نماید که جهت بر طرف کردن آن نیاز به اقدامات اساسی و فوق العاده باشد.
آثار و خصوصیات بحران
به طور کلی اثرات و خصوصیات بحران را می توان در سه بخش زیر طبقه بندی نمود:
الف – سطح جهانی؛
ب – سطح ملی؛
الف) حوادث طبیعی
ب ) حوادث غیر طبیعی ( ساخته دست بشر )
۱ – ناگهانی : مثل سیل – زلزله – طوفان – آتشفشان – رانش زمین
۲ – درازمدت : مثل اپیدمی – خشکسالی – قحطی
انواع حوادث و بحرانها :
۱ – ناگهانی : مثل سوانح ساختمانی – تصادفات – انفجارات – آتش سوزی
۲ – درازمدت : مثل درگیری های داخلی و اغتشاشات اجتماعی – جنگ
ویژگی‌های بحران :
۱- بحران عموماً غیر قابل پیش بینی است ( یعنی نمی توان پیش بینی کرد که کی و در کجا اتفاق می افتد)
۲- بحران ها آثار مخربی دارند و مردمی که تا قبل از بحران نیازمند کمک نبودند به محض وقوع بحران نیازمند کمک می شوند .
۳- ماهیت و آثاری طولانی و استهلاکی دارند .
۴- در وضعیت بحرانی معمولاً تصمیم گیری تحت شرایط وخیم و در زمان محدود و اطلاعات مورد نیاز تصمیم گیرندگان ناقص است .
۵- زمان موجود برای پاسخ دهی پیش از انتقال تصمیم را محدود کرده و اعضای واحد تصمیم گیری را به تعجب و حیرت وا می دارد .
۶-محدودیت و فشردگی زمان ، غافلگیری ، استرس و مخدوش شدن اطلاعات .
مدیریت بحران
– فرآیند پیش بینی و پیشگیری از وقوع بحران برخورد و مداخله در بحران و سالم سازی بعد از وقوع بحران را مدیریت بحران گویند .
– علمی کاربردی است که به وسیله مشاهده سیستماتیک بحرانها و تجزیه و تحلیل آنها در جستجوی یافتن ابزاری است که بوسیله آنها بتوان از بروز بحران ها ، پیشگیری نمود و یا در صورت بروز آن در خصوص کاهش اثرات آن آمادگی لازم امداد رسانی سریع و بهبودی اوضاع اقدام نمود .
امروزه عمده ترین نقاط ضعف مدیریت بحران عدم هماهنگی و همکاری سازمانها ، کمبود ضوابط و مقررات جامع و مانع و پراکندگی و نا کافی بودن قوانین و مقررات موجود ، محدودیت منابع مالی است، اما خوشبختانه نقاط قوت بسیاری نیز وجود دارد که خود شامل تجارب مفید در مدیریت ها بحران و روحیه تعاون و نوعدوستی در جامعه و مشارکت خوب و ارزشمند مردم و سازمانهای NGO همچون جمعیت هلال احمر است که می توان با مرتفع نمودن نقاط ضعف و توجه بیشتر به نقاط قوت راه را برای عملکرد هر چه بهتر و قویتر در امر مدیریت بحران هموار نمود . باید تهدیدها و فرصت ها را به خوبی شناخت و خود را برای مقابله با تهدیدها و استفاده از فرصتها آماده ساخت .
تهدیدها
تهدیدها عبارتند از : کاهش انگیزه و علاقه نیروهای داوطلب و مردمی در همکاری لازم وارد به خدمات ، ادامه یافتن مشکلات هایی و کمبودها در زمینه امکانات و تجهیزات تأخیر در روند افزایش عمومی جامعه .
فرصت ها
فرصت ها عبارتند از : روند رو به توسعه اطلاعات رسانی و فن آوری ارتباط مانند اینترنت و سیستمهای ماهواره ای، تکنولوژی جهانی در حیطه تجهیزات امداد، افزایش باور عمومی در خصوص آسیب پذیری و خطر خیزی کشور و جریان جهانی موجود که مایه افزایش باور عمومی در خصوص آسیب پذیری و خطر خیزی کشور و جریان جهانی موجود که مایه افزایش توجه و اعتماد مردم به سازمانهای NGO گردیده است . در حقیقت مدیر بحران یک هماهنگ کننده بین ارگانهای سرویس دهنده و تعیین کننده خط مشی فعالیت ها است و باید حداقل در سازمان خود آمادگی لازم را بوجود بیاورد ، سیستمهای اداری را بهبود بخشد و با تاکتیک مدیریتی ، کارآیی و اثر بخشی افراد را بیشتر و به عوامل اجتماعی ، سیاسی و فرهنگی بحران توجه کند . مدیر بحران باید تفویض اختیارات را در نظر بگیرد یعنی سطح اختیار هر شخصی را با توجه به نیازهایش مشخص کند تا از تداخل اختیارات جلوگیری کند در مدیریت بحران معمولاً چندین سازمان مختلف درگیر انجام وظایفی می شوند که باید با هماهنگی کامل نسبت به پیشگیری از بحران کاهش اثرات آن و آمادگی لازم اقدام نمایند و همچنین سازمانهای مربوط باید بنحو مطلوبی نسبت به انجام تمهیدات لازم و ضروری و همچنین بهبود امور و اوضاع بعد از بروز بحران اقدام بعمل آورند .
مدیر بحران کیست ؟
کسی که تهدید کننده ها را بشناسد و از فرصتها خوب استفاده کند .
در فرهنگ ما ضرب المثلی است که می گوید « علاج واقعه قبل از وقوع باید کرد » متاسفانه در کشور ما زنگ خطرها نادیده و نا شنیده گرفته می شوند و بعد از وقوع بحران تازه به فکر می افتیم و راه حلی جستجو می نمائیم . متاسفانه مدیر بحران یا علائم را نمی شناسد و یا به اهمیت این علائم واقف نیست .
مدیر بحران باید به دنبال راه کارهایی جهت کاستن ابعاد بحران باشد . به عبارت دیگر آثار هر عامل را با پارامترهای دیگر سنجید و پس از تحلیل نسبت به رفع آن بکوشد مدیر بحران باید تفکر استراتژیک را یاد بگیرد یعنی بتواند به آشفتگی ذهنی خویش در کوتاهترین مدت نظم بخشد این امر امکان ندارد مگر با حضور مداوم در بحران ها نهایت پایداری مدیریت این سازمان را می طلبد .
خصوصیات فرآیند تصمیم گیری را به شرح زیر می توان بیان کرد :
۱- پرهیز از جزئی نگری
۲- انجام به موقع و درست کار
۳- نظر خواهی برای انتخاب راه حل
۴- انتخاب بهترین راه حل و تصویب و اجرای به موقع آن
۵- اتخاذ تصمیمات مؤثر بر اساس اطلاعات صحیح در جهت کاهش خسارات و کنترل سریع بحران
وظایف و ویژگیهای مدیر بحران :
۱- آمادگی کامل برای هر گونه پیشامد .
۲- پی ریزی دفاتر مطالعاتی ملی، منطقه ای و هماهنگ سازی آنها به نحوی که از دوباره کاری پرهیز شود.
۳- تهیه بانک اطلاعاتی روز آمد برای استفاده هر چه بهتر آن .
۴- استفاده از سیستم هشدار دهنده خطر گرچه هزینه بالایی را می‌طلبد .
۵- تفکیک وظایف واحدهای امداد رسانی و انجام رزمایش‌های عملیاتی سالانه .
۶- ایمن سازی شبکه ها و شریانهای حیاتی که شامل آب ، برق، سوخت ، ارتباطات جاده ای مخابراتی برج کنترل فرودگاهها و سدها و… به دلیل اینکه شرایط منطقه پس از بحران نابسامان است در کوتاهترین زمان نمی توان به ترمیم این شبکه پرداخت . زیرا این کار خود خسارات زیادی را به بار می آورد و از سرعت عمل امداد می کاهد .
۷- تقویت بیمه در مناطق حادثه خیز حتی به صورت اجباری می توان ابعاد بحران را کاهش دهد ، چرا که با توجه به ابعاد حادثه ، پرداخت خسارت خود عامل بزرگی در رفع بحران است .
۸- آگاهی افکار عمومی یکی دیگر از وظایف مدیر بحران است تا وقتی مردم قدم در این راه نگذارند تلاش دولتها بی فایده است
۹- شناسایی انواع بحرانها ،ارزیابی ریسک و الویت بندی آنها .
۱۰- تعیین ارتباطات بحرانی .
۱۱- تعیین راهبردهای برخورد با رسانه ها .
۱۲- تشکیل گروه مدیریت بحران و تهیه برنامه مدیریت بحران .
۱۳- پیش بینی و پیشگیری از وقوع بحران .
۱۴- تعیین روشهای مداخله در بحران .
۱۵- تعیین روشهای سالم سازی .
۱۶- برنامه ریزی ، سازماندهی و کوشش در جهت استفاده بهینه از منابع.
*ارادتمندشمامهندس جمالی*/باکانال همای خبر همراه شوید