پایگاه خبری و تحلیلی همای خبر پایگاه خبری و تحلیلی همای خبر|پایگاه خبری و تحلیلی همای گیلان|پایگاه خبری و تحلیلی استان گیلان|اخبار گیلان| اخبار روز گیلان | خبرهای گیلان| با اخبار گیلان همراه شوید|
اختصاصی همای گیلان:شرح وظایف ارائه شده “مسئول اداری (کارگزینی)” مربوط به یک شرکت نمونه است، لذا در شرکت ها و موسسات با توجه به نیاز سنجی و دید مدیران ارشد سازمان ممکن است ساختار سازمانی واحدها و شرح وظایف تغییر نماید.
حدود مسئولیت هـا و اخـتیارات مسئول اداری (کارگزینی)
– ایجاد و تکمیل پرونده های پرسنلی.
– امور بایگانی مکاتبات و مدارک پرسنلی .
– پیگیری و اجرای طرح های انگیزشی و رفاهی مصوب مرتبط با کارکنان.
– ایجاد ارتباط و تعامل با کارکنان به منظور رفع مشکلات و نیازهای آنها در چارچوب آئین نامه ها و رویه های موجود در سازمان.
– انجام امور اداری مربوط به قطع همکاری پرسنل.
– تهیه قراردادها ی کار جهت کارکنان و پیگیری تکمیل آنها در زمان مقرر.
– کلیه امور مربوط به بیمه های شرکت.
– امور مربوط به آموزش کارکنان.
شرح وظایف
– تشکیل پرونده جهت کلیه کارکنان.
– کنترل و تکمیل مدارک اولیه پرسنلی جهت نگهداری در پرونده.
– پیگیری رفع نواقص مدارک پرسنلی از کارکنان تا زمان رفع نقص.
– پیگیری صدور کارت پرسنلی و ثبت نام کارکنان جدیدالاستخدام در سیستم حضور و غیاب.
– ثبت کلیه اطلاعات پرسنلی مورد نیاز در سیستم پرسنلی.
– اعلام شروع بکار یا خاتمه کار کارکنان به نگهبانی و امور مالی و سایر مبادی ذینفع در اسرع وقت.
-صدور برگه مرخصی جهت کارکنان پس از انجام کنترل های لازم برابر آئین نامه های مربوطه.
– ثبت برگه های مرخصی در کاردکس و سیستم های پرسنلی و حضوروغیاب.
– کنترل حضور و غیاب کارکنان و پیگیری نواقص ثبت ورود و خروج در سیستم حضور و غیاب تا زمان تعیین تکیف نهایی و ثبت موارد در سیستم.
– تهیه کلیه گزارشات مورد نیاز مقام مافوق از سیستم حضور و غیاب و سیستم پرسنلی و تهیه گزارشات خاص بصورت دستی یا کامپیوتری بر حسب مورد.
– تهیه پیش نویس کلیه مکاتبات مرتبط با کارکنان پس از تکمیل مدارک و مستندات مرتبط ، جهت ارائه به مدیر اداری.
– تهیه وتحویل کلیه معرفی نامه ها و سایر مکاتبات پرسنلی مجاز ، به پرسنل ذیربط.
– ابلاغ کلیه دستور العمل ها و اطلاعیه های مرتبط با کارکنان و اطمینان از اطلاع کلیه افراد ذینفع از مفاد آنها به نحو مقتضی.
– نظارت مستمر بر حسن اجرای بخشنامه ها و رویه های پرسنلی شرکت و اعلام بموقع محدودیتها و موانعی که موجب عدم اجرای صحیح آنها می گردد به مدیر اداری.
– انجام هماهنگی های لازم با کارکنان به منظور برگزاری جلسات عمومی و خاص اعلام شده از سوی مدیر اداری.
– پیگیری و اجرای کلیه طرح های رفاهی و انگیزشی کارکنان که از سوی مدیر اداری بصورت مستمر یا دوره ای یا موردی اعلام می گردد.
– تهیه و تکمیل فرم های تسویه حساب کارکنانی که با شرکت قطع همکاری نموده اند و پیگیری تکمیل آنها تا زمان ارائه به امور مالی.
– مراجعه به ادارات کار،تامین اجتماعی و … به منظور حضور در جلسات یا تحویل و دریافت نامه ها و ابلاغیه ها.
– دقت و مراقبت مستمر در نگهداری اسناد و مدارک و مکاتبات پرسنلی با رعایت اصل محرمانه بودن کلیه اطلاعات پرسنلی
– بایگانی کلیه مکاتبات و مدارک پرسنلی در پرونده پرسنل ذیربط یا سایر پرونده ها براساس نظر مدیر اداری.
– تنظیم قرارداد های کار جهت پرسنل جدید الاستخدام و تمدید قرارداد با سایر پرسنل قبل ازانقضا مدت قرارداد قبلی، پس از اخذ تائید و نظرات اصلاحی مدیر اداری و پیگیری تا زمان امضاء قرارداد و ارجاع آن به امور اداری در اسرع وقت.
– مراقبت و نگهداری اطلاعات سیستم های نرم افزاری تحویل گرفته شده و پیگیری جهت پشتیبانی و رفع مشکلات احتمالی آنها از شرکتهای مربوطه.
– ثبت نام واعلام ورود کارکنان جدیدالاستخدام و افراد تحت تکفل آنها و اعلام خروج پرسنلی که با شرکت قطع همکاری نموده اند به شرکت بیمه گر درمان تکمیلی.
– صدور معرفی نامه و دریافت و ارسال مدارک پزشکی کارکنان جهت دریافت خسارت یا معرفی به بیمارستان به شرکت بیمه گر درمان تکمیلی.
– پیگیری و دریافت هزینه های درمان کارکنان از شرکت بیمه گر درمان تکمیلی و پرداخت وجه مربوطه به افراد ذینفع برابر آئین نامه.
– پیگیری جهت صدور سایر بیمه نامه های مورد نیاز شرکت از طریق شرکت بیمه طرف قرارداد.
– پیگیری، اطلاع رسانی به موقع و ثبت نام و دوره های آموزشی مورد تائید شرکت جهت کارکنان.
– انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده محول می گردد.
ارتباطات سازمانی و جذب نیرو
– مستقیم زیر نظر مدیر اداری و در غیاب ایشان زیر نظر مدیر عامل انجام وظیفه می نمایند.
– ارتبـاط و همکاری با واحدهای تابعه وسایر واحد های شرکت.
– لیسانس مرتبط با ۲ سال سابقه کار یا فوق دیپلم با ۳ سال سابقه کار یا دیپلم با ۵ سال سابقه کار در زمینه اداری و کارگزینی./باکانال همای خبر همراه شوید
